Syarat Proses EDI (Electronic Data Interchange) dapat berjalan

•  Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
• Third-party service provider
• Electonic transaction menyampaikan ke provider)
• Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
• Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing

Cara Kerja EDI (Electronic Data Interchange)

1. Pesan Standar : Berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule (aturan) sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis.
2. Perangkat Lunak EDI (EDI Converter) : Penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
3. Komunikasi : Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer).

Perkembangan Penggunaan EDI

Penggunaan EDI dalam kegiatan logistik sangat berkembang khususnya banyak digunakan oleh perusahaan yang masuk dalam Fortune 500. Suatu studi pada tahun 1989 saja yang dilakukan secara acak oleh Traffic Management mencatat bahwa separoh dari responden telah menggunakan EDI dalam kegiatan transportasinya. Penggunaan EDI terutama untuk kegiatan-kegiatan :

• Mendapatkan penawaran tarif transport.
• Melakukan pembelian.
• Melakukan pengapalan barang.
• Urusan bea masuk barang.
• Mendapatkan ruang penyimpanan.
• Melakukan penagihan.
• Melacak pengiriman barang.

Tiga Tingkat Penggunaan EDI

• Pemakai tingkat satu: hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
• Pemakai tingkat dua: banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.
• Pemakai tingkat tiga: aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

Macam – Macam EDI

Cara pengiriman atau saling pengiriman dalam EDI ini dapat dalam dua macam, yaitu:

1) Langsung ke beberapa pihak (one-to-many)

Contoh penggunaan EDI dalam sistem one-to-many misalnya adalah sebagai berikut. Suatu petugas pembelian perusahaan menulis dalam file komputer, permintaan penawaran pada pemasok tertentu. sebagai pengganti mentik dalam kertas atau mencetak dari komputer, dan menghubungkan dengan komputer pemasok, dengan hubungan tilpon, pada waktu tertentu yang telah disepakati bersama. Sesudah melalui pembicaraan dan negosiasi melalui komputer, maka perusahaan tersebut mengirimkan pesanannya juga melalui komputer. Selanjutnya pemasok mempersiapkan barang yang dibeli, mengirimkan ke pemesan dan memberitahukan tentang pengiriman tersebut kepada pemesan. Sesuai dengan persetujuan mengenai waktu dan cara pembayaran, pemasok melakukan penagihan melalui komputer dan perusahaan pembeli tersebut selanjutnya melakukan pembayaran dan memberitahukannya juga melalui komputer.

2) Melalui perantara ke beberapa pihak (many-to-many)

Dalam pengertian internet, intranet dan ekstranet, maka EDI masih termasuk dalam kategori ekstrantet, dan merupakan generasi pertama pelaksanaan pembelian dengan menggunakan teknologi internet.

Keuntungan EDI

• Waktu pemesanan yang singkat
• Mengurangi biaya
• Mengurangi kesalahan
• Memperoleh respon yang cepat
• Pengiriman faktur yang cepat dan akurat
• Meningkatkan value chain.

Kerugian EDI

Implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.

Peluang EDI di Indonesia

Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain.

EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang diperlukan.

Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi Indonesia.

SUMBER :

• http://www.edi-indonesia.co.id/index.php?act=edi

• http://www.academia.edu/14371690/Electronic_Data_Interchange

• http://agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12526/EDI.pdf

• http://sarah_wr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/52783/Pertemuan+2+(lanjutan).pptx